Contiver je účtovná kancelária, v ktorej potrebovali zjednodušiť interné procesy a ušetriť čas, ktorý im zaberajú manuálne a opakujúce sa úlohy. Ide o modernú fullservisovú daňovú, mzdovú a účtovnú kanceláriu. V Contiveri pred našim príchodom všetko fungovalo na emailoch a telefonickej komunikácii. Túto komunikáciu často vybavovali priamo seniorní účtovníci, čo predstavovalo mrhanie ich času na operatívne úlohy.

Potrebovali sme preto nastaviť interný systém fungovania a odľahčiť ľudí, ktorí mali účtovný, daňový či iný hodnotný skill od monotónnych taskov (odosielanie faktúr, pripomienky zákazníkom kvôli dokladom atď.) na ktorých pálili neprimerane veľa času.

Čo sa nám podarilo vytvoriť a s čím sme pomohli?  

1) Prehľad v zákazníkoch - Vytvorili sme CRM nástroj pomocou ActiveCampaign softwaru pre sledovanie a rýchle vyhľadávanie informácií o zákazníkoch. Výhodou softwaru je zároveň to, že účtovníci majú prístup do mobilnej aplikácie nástroja. V prípade, že im klient volá, vedia rýchlo vyhľadať jeho detaily, informácie, či poznámky a zorientovať sa rýchlejšie v komunikácií.

2) Automatizácia procesov - Na základe výskumu sme vyhodnotili, že najviac času firemným účtovníkom zaberá každomesačné dožadovanie sa dokladov od zákazníkov. Vytvorili sme preto niekoľko automatizácií (ActiveCampaign), ktoré na základe nastavených profilov komunikujú najrelevantnejšie informácie priamo so zákazníkom.

Podarilo sa nám vylepšiť: 

📍Onboardingový proces nových klientov - ktorý zabezpečuje že klient sa automiticky dozvie všetko potrebné o spôsobe fungovania v tejto účtovnej kancelárií

📍Proces zbierania dokladov - zákazník je notifikovaný emailom (ActiveCampaign) alebo SMS (BulkSmS) až kým nepotvrdí nahratie dokladov do systému

📍Usporiadať zložky - každý zákazník má pridelenú svoju vlastnú zložku, do ktorej môže nahrávať doklady. Prístup do tejto zložky je zabezpečený (MicrosoftExchange)

📍Automatické zasielanie faktúr zákazníkom - učtovníci touto automatizáciou ušetria takmer celý jeden pracovný deň v mesiaci

3) Zber relevantných leadov - Pomocou formuláru na webe (Tally forms), v prípade, ak má potenciálny klient záujem o nezáväznú konzultáciu zaberie mu vyplnenie dotazníka iba pár minút.

Aké sú next steps a jobs-to-be done?

Na základe úspešného spustenia našej pilotnej fázy spolupráce s firmou Contiver, plánujeme ďalej implementovať nové služby, ako napríklad scoring points zákazníkom, na základe ich správania. Tým, že vieme dáta merať a porovnávať jednotlivých zákazníkov tak vie firma ponúknuť aj benefity, vernostné zľavy či kvalitnejšie služby.

❓Potrebujete aj vy vyriešiť vo firme podobný problém? Zjednodušiť alebo zrýchliť interné procesy? Potrebujete editovateľné riešenie na mieru? Ozvite sa nám a radi sa pobavíme o možnostiach spolupráce do budúcna.